АРХИВНОЙ СЛУЖБЕ ГОРОДА – 75 ЛЕТ
В этом году архивный отдел Администрации городского округа Спасск-Дальний отмечает своё 75-летие. В честь этой даты, а также в преддверии 10 марта – Дня архивов, предлагаем вам небольшую информацию о деятельности нашего отдела.
Первое упоминание об архивном отделе в документах – 1946 год. Тогда был осуществлён приём управленческой документации «Примпчёлтреста» за 1930-1941 годы, что подтверждается листом фонда этой организации. По состоянию на январь 2021 года на хранении находится 14358 дел управленческой документации в 45 фондах.
В 1988 году был принят первый фонд документов личного происхождения – Моисеенко Афанасия Григорьевича, участника Гражданской войны на Дальнем Востоке. По состоянию на январь 2021 года на хранении находится 402 дела на бумажной основе личного происхождения заслуженных и Почётных граждан города в 12 фондах.
В том же 1988 году были приняты фотодокументы газеты «Маяк», отражающие историю города Спасска-Дальнего. В дальнейшем фотографии поступали и в фонды личного происхождения выдающихся горожан. По состоянию на январь 2021 года на хранении находится 514 фотодокументов.
В 1992 году архивный отдел принял документы по личному составу первой ликвидированной организации – Спасского городского торга (это приказы, личные карточки формы Т-2 и расчётные ведомости по заработной плате). По состоянию на январь 2021 года на хранении находится 12097 дел по личному составу в 61 фонде.
Наконец, в 2010 году поступил первый электронный документ – это была видеозапись празднования 100-летия АО «Спасскцемент», записанная на компакт-диске. В дальнейшем осуществлялся приём не только видеофайлов, но и фотографий, сделанных цифровыми фотоаппаратами, либо отсканированных с оригиналов. По состоянию на январь 2021 года на хранении находится 32 компакт-диска, на которых записано 215 файлов.
Всего по состоянию на январь 2021 года на хранении в архивном отделе Администрации городского округа Спасск-Дальний находится 119 фондов, 27420 дел. Площадь архивохранилищ – 122 квадратных метра, протяжённость стеллажных полок – 546 погонных метров.
Учёт подобного массива ведётся не только в бумажном виде, но и в более удобном цифровом формате. Этой цели служит специализированное программное обеспечение «Архивный фонд», которое внедрено в деятельность архивного отдела ещё в 2002 году в версии 3.0. В настоящее время используется уже 5-я версия данного продукта.
Для обеспечения сохранности архивных документов, а также ускорения и облегчения доступа к ним с 2011 года в архивном отделе осуществляется их оцифровка. По состоянию на 1 марта 2021 года оцифрованы все имеющиеся описи в количестве 231 шт., 1483 дела и 49061 документ.
Успешная и эффективная деятельность в наше время невозможна без цифровой техники – и архивное дело не остаётся в стороне от прогресса. Помимо современных компьютеров, используемых в архивном отделе, с 2018 года на смену устаревшим планшетным сканерам, не в полной мере пригодным для оцифровки сшитых документов, пришёл визуализатор «ViAr». С помощью этого устройства не только многократно увеличилась скорость перевода документов в электронный вид, но и повысилось качество получаемых файлов. А в 2019 году в архивном отделе внедрена государственная информационная система Приморского края «Автоматизированная информационная система архивной службы Приморского края» (ГИС «Архив»).
Архивный отдел Администрации городского округа Спасск-Дальний также оказывает услуги организациям и населению. В частности – предоставляет информацию о стаже работы и заработной плате в ныне ликвидированных предприятиях и учреждениях, документы которых поступили на хранение. Такие запросы называются социально-правовыми. В течение 2020 года исполнено 1100 таких запросов, выдано 1594 архивных справок и выписок.
Нередко граждане и организации обращаются в архивный отдел с целью получения информации о выделенных им земельных участках, регистрации гаражно-строительных кооперативов, присвоении почтовых номеров и т.д. Такие запросы называются тематическими. В течение 2020 года исполнено 279 таких запросов, выдано 587 копий документов.
Идёт время, сменяются политические эпохи, но архивные учреждения неизменно хранят память общества, запечатлённую в документах. Даже скупые официальные бумаги по прошествии многих лет воспринимаются уже как часть истории и бесценное свидетельство ушедшей эпохи. Прошлое должно служить настоящему и будущему – и в этом основная задача работников архивных учреждений.
Архивный отдел Администрации городского округа Спасск-Дальний
